BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Pengendalian merupakan suatu proses dasar untuk mendapatkan
sesuatu yang identik dan apa saja yang akan dikendalikan. Pengendalian membantu
mengidentifikasikan masalah-masalah manajemen.Usaha-usaha untuk
mengidentifikasikan masalah-masalah merupakan tantangan bagi para manajer.
Seorang manajer akan menyadari suatu masalah apabila terjadipenyimpangan dari
sasaran yang ingin dicapai. Salah satu fungsi daripada manajemen adalah
pengendalian. Dalam organisasi memiliki lingkup-lingkup pengendalian manajemen,
konsep daripada pengendalian manajemen yang akan lebih detail dibahas dalam bab
selanjutnya.
Pengendalian yang
dilakukan harus memiliki karakteristik yaitu:
1.
Bahwa
jenis pengendalian yang digunakan harus sesuai dengan kegiatan yang
bersangkutan. Luas kegiatan operasional dan lokasinya di dalam organisasi
merupakan faktor-faktor yang paling penting.
2.
Penyimpangan
yang perlu dikoreksi harus segera diidentifikasikan, bahkan sebelum terjadi,
seperti dapat dilakukan terhadap kualitas dengan menggunakan data-data
statistik.Biayanya pun harus ringan.Manfaat dari usaha pengendalian bersifat
relatif dan tergantung dari kepentingan kegiatan yang bersangkutan, hasilnya
dan pengukuran perusahaannya.
Pengendalian harus dikaitkan dengan pola organisasinya,
sehingga memudahkan pembagian tanggung jawab untuk mengendalikan orang-orang
yang diberi tugas untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersangkutan dan
menyediakan data pengendalian untuk anggota-anggota manajemen.
Pengendalian biasanya diaplikasikan pada fungsi-fungsi utama
dari suatu organisasi, yakni bidang produksi, penjualan, keuangan dan
kepegawaian serta faktor-faktor utama seperti: kuantitas, kualitas, penggunaan
waktu dan biaya. Fungsi dari faktor-faktor tersebut saling berhubungan dalam
sebuah organisasi yang menjalankan pengendalian.
1.2
Rumusan Masalah
1.
Pentingnya
pengendalian dalam suatu organisasi.
2.
Pengendalian
manajemen.
3.
Ruang lingkup
manajemen.
4.
Konsep-konsep
pengendalian manajemen.
5.
Definisi pengendalian manajemen.
6.
Kunci pengendalian
manajemen.
7.
Pengawasan dan
pengendalian secara menyeluruh.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1
Pentingnya Pengendalian dalam
Suatu Organisasi
Manajer mengelola kegiatan untuk mencapai hasil yang
diinginkan atau yang direncanakan.Keberhasilan atau kegagalan dinilai dari
pencapaian sasaran-sasaran yang ditetapkan.Penilaian mencakup usaha-usaha
mengendalikan, yakni mengevaluasi pelaksanaan kegiatan dan bila perlu
memperbaiki kegiatan yang telah dilaksanakan untuk mendapatkan kepastian
mencapai hasil yang direncanakan.
Mengendalikan adalah
suatu usaha untuk meneliti kegiatan-kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan.
Pengendalian berorientasi pada objek yang dituju dan merupakan alat untuk
menyuruh orang-orang bekerja menuju sasaran yang ingin dicapai. Pengendalian
merupakan suatu proses dasar untuk mendapatkan sesuatu yang identik dan apa
saja yang akan dikendalikan.
Pengendalian yang baik membantu memperlancar hubungan antar
manusia.Responsi manusianya terhadap langkah-langkah pengendalian merupakan
kunci dari sebuah pertimbangan.Usaha-usaha pengendalian dapat dan harus
digunakan untuk mendorong hubungan yang baik diantara para anggota.
Pengendalian harus merupakan kegiatan positif dan membantu. Manajer-manajer
yang efektif akanmenggunakan usaha pengendalian untuk membantu mereka yang
memerlukannya dan menentukan jenis kebutuhan mereka.
Pengendalian membantu mengidentifikasikan masalah-masalah
manajemen.Usaha-usaha untuk mgengidentifikasikan masalah-masalah merupakan
tantangan bagi para manajer. Seorang manajer akan menyadari suatu masalah
apabila terjadi penyimpangan dari sasaran yang ingin dicapai. Seringkali
terjadi bahwa ada lebih dari satu penyimpangan yang berhubungan dengan suatu masalah
dan menjadi tugas manajer yang bersangkutan untuk membatasi penyimpangan
tersebut dan menentukan relevansi masing-masing.
2.2
Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen memusatkan pada fungsi-fungsi
organisasi, organisasi adalah sekumpulan manusia yang bekerja sama untuk
mencapai satu atau beberapa tujuan. Dari definisi mengenai organisasi tersebut terdapat
tiga hal penting, yaitu:
1. Suatu organisasi mempunyai
satu atau beberapa tujuan atau sasaran. Organisasi ada untuk mencapai tujuan
atau sasaran.
2. Suatu organisasi terdiri atas
sekumpulan manusia. Organisasi bukan terbentuk oleh fasilitas fisiknya, seperti
mesin-mesin, bangunan dan peralatannya, namun yang lebih penting,organisasi
terdiri atas sekumpulan manusia.
3. Dalam suatu organisasi,
manusia bekerja bersama-sama.
Definisi organisasi tersebut tidak hanya berlaku untuk
organisasi yang berorientasi laba (perusahaan atau organisasi bisnis), namun
juga berlaku untuk organisasi berorientasi bukan laba (nirlaba atau bukan
bisnis) seperti misalnya lembaga pemerintah, keagamaan, yayasandan lembaga
nirlaba lainnya. Suatu organisasi mempunyai satu atau beberapa pemimpin.
Pemimpin dalam organisasi bisnis biasa disebut manajer, serta secara kolektif
para manajer tersebut dinamakan manajemen. Manajer adalah seseorang yang bertanggung
jawab untuk mencapai hasil tertentu melalui tindakan orang lain (yang berada di
bawah tanggung jawabnya). Seorang manajer membuat keputusan tertentu dan
menghimbau orang lain untuk mengimplementasikan keputusan tersebut. Salah satu
fungsi manajemen adalah pengendalian.
2.3
Ruang Lingkup Manajemen
Terdapat beberapa perbedaan pendapat diantara beberapa
penulis sistem pengendalian manajemen mengenai lingkup sistem pengendalian
manajemen.Paling tidak terdapat tiga pandangan yang berbeda mengenai lingkup
sistem pengendalian manajemen, yakni:
1. Pengendalian manajemen
merupakan bagian dari proses perencanaan dan pengendalian.Pandangan ini
diberikan oleh Anthony, Dearden dan Grovindarajan. Mereka mengemukakan bahwa
perumusan strategi, pengendalian manajemen, pengendalian tugas merupakan tiga
elemen terpisah proses perencanaan, pengendalian, namun masing-masing saling
berhubungan erat. Menurut mereka, pengendalian manajemen adalah proses yang
digunakan oleh para manajer untuk mempengaruhi para anggota organisasinya agar
mengimplementasikan strategi-strategi organisasi. Dalam pandangannya, bidang
yang tepat untuk sistem pengendalian manajemen adalah keberhasilan implementasi
strategi. Maciariello dan Kirby berpendapat bahwa pandangan Anthony dan
koleganya tersebut tidak memperlakukan adaptasi dan inovasi sebagai bagian dari
integral proses pengendalian manajemen.
2. Pengendalian manajemen
merupakan salah satu fungsi manajemen. Pandangan ini diberikan oleh William Newman.
Newman berpendapat bahwa sistem pengendalian menjadi salah satu fungsi
manajemen.Pengendalian adalah salah satu tahap pokok pengelolaan bersama-sama
dengan perencanaan, pengorganisasian dan pengarahan. Pengendalian dipandang
sebagai bagian penting proses manajemen dan salah satu bagian dari seluruh
usaha-usaha manajerial suatu organisasi.
3. Pengendalian manajemen
mencakup pengendalian strategi dan pengendalian operasional. Maciariello dan
Kirby mempunyai pandangan yang berbeda mengenai bidang sistem pengendalian
dengan dua kelompok ahli tersebut diatas. Pandangan mereka diturunkan (berasal)
dari teori sibernetik dan erat dengan penjelasan Stafford Beer dalam dua
bukunya “Cybernetics and Management and Decision and Controls”, buku Katz dan
Kahn dalam bukunya sangat penting: “Social Psychology of Organizations dan
Griesinger dalam paper “Toward a
Cybernetic Theory of the Firm”. Dalam hal ini seluruh organisasi dapat
dipandang sebagai suatu sistem pengendalian.“Pengendalian” dipandang sebagai
karakteristik atau atribut sistem pengendalian, pengendalian terjadi jika
organisasi mencapai tujuannya.Kegunaan dan pencapaian kegunaan merupakan
sentral pekerjaan sistem pengendalian.
Tidak seperti pandangan Anthony, Dearden dan Bedford, definisi
pengendalian manajemen Maciariello dan Kirby mencakup pengendalian stratgei dan
pengendalian operasi. Namun, karena pengendalian manajemen berhubungan dengan
desain sistem manajemen yang digunakan untuk mengarahkan organisasi mencakup
tujuannya, maka pengendalian manajemen mencakup pula aspek-aspek perencanaan,
pengorganisasian dan pengarahan fungsi-fungsi manajemen, maka definisi ini
berbeda pula dengan definisi Newman. Maciariello dan Kirby yakin bahwa definisinya
mempunyai vadilitas karena didasarkan pada dasar teoritikial yang kuat,
konsisten dengan praktik manajemen dan sangat lazim.
2.4
Konsep-Konsep Pengendalian Manajemen
Berdasar pada istilah yang digunakannya, sistem pengendalian
manajemen mempunyai tiga konsep pokok yaitu: (1) sistem; (2) pengendalian dan (3)
manajemen.
1.
Sistem
Kata “sistem” mempunyai banyak arti. Salah satu definisi
sistem berhubungan dengan sistem kehidupan. Sistem kehidupan disusun dalam satu
hierarki: sel-sel, organ-organ, orang-orang individu, keluarga-keluarga,
organisasi-organisasi, bangsa-bangsa dan organisasi-organisasi supranasional.
Dengan demikian, sistem pengendalian manajemen merupakan bagian dari sistem
kehidupan. Suatu sistem mempunyai dua aspek yaitu lingkungan system dan aliran
sistem.
Lingkungan sistem
adalah sifat elemen-elemennya dan kekuatan-kekuatan yang mempengaruhinya pada
satu momen waktu tertentu.Lingkungan sistem meliputi lingkungan internal dan
lingkungan eksternal.Lingkungan internal sistemmeliputi elemen-elemen
lingkungan beroperasinya sistem dalam suatu organisasi.Lingkungan internal
meliputi misalnya, manusia dalam organisasi, aturan-aturan dan
kebiasaan-kebiasaan yang mempengaruhi perilaku manusiaserta fasilitas-fasilitas
fisik.Lingkungan eksternal sistem meliputi kekuatan-kekuatan luar yang
mempengaruhi organisasi.
Aliran sistemadalah
interaksi-interaksi sepanjang waktu di antara elemen-elemen di antara sistem dan
diantara sistem dan lingkungannya. Perilaku sistem ditentukan oleh dua aspek
tersebut secara bersama-sama.Aliran sistem dapat digolongkan menjadi dua tipe
yaitualiran-aliran fisik dan aliran informasi.Aliran fisik pada dasarnya
meliputi aliran barang-barang dan energi melalui sistem tersebut.Sebagai contoh,
suatu perusahan menerima masukan berupa bahan, jasa tenaga kerja dan
sumber-sumber tenaga lainnya dari lingkungan eksternalnya, mengolahkannya dan
menyediakan barang-barang dan jasa untuk lingkungan eksternalnya. Apa yang
sesungguhnya terjadi dalam sistem merupakan aliran energi. Aliran informasimenjelaskan apa yang terjadi dimasa lalu atau apa
yang mungkin terjadi di masa depan.
Jika tidak dibedakan
dengan jelas kedua tipe aliran sistem di atas maka dapat timbul kebingungan.
Istilah ‘’sistem” yang banyak digunakan dalam praktik olehpara perancang sistem
biasanya adalah aliran sistem, bukan aliran energi. Sistem akuntansi atau
sistem pengendalian produksi biasanya dihubungkan dengan aliran informasi,bukan
aliran sumber-sumber fisik,meskipun untuk memahami sistem harus memahami aliran
sumber-sumber fisik. Orang biasanya menggunakan istilah’’sistem’’ untuk
mejelaskan aliran informasi.
Perlu diperhatikan,orang cenderung menggunakan istilah
‘’sistem’’ dalam pengertian ‘’sistematik‘’ yaitu aktivitas-aktivitas yang
dilaksankan berdasar urutan prosedur-prosedur. Pengertian ini sangat sempit
dibandingkan dengan pengertian sistem diatas,namun pengertian ini berguna untuk
membedakan aktivitas-aktivitas yang terstruktur dan tidak terstruktur.
Atas dasar pandangan
sempit,sistem adalah penentuan cara melaksanakan aktivitas atau seperangkat
aktivitas yang biasanya berulang-ulang. Sebagai contoh,sistem pengatur suhu
(AC), temperatur tubuh dan program perangkat lunak komputer. Sebagian besar
sistem, kecuali program komputer,biasanya tidak mencakup semua kejadian
sehingga pemakai sistem harus membuat judgmen jika kejadian tersebut
timbul.Namun,biasanya sistem didasari oleh ritmik,berulang-ulang,koordinasi
serangkaian langkah-langkah yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu.
Namun,sebagian tindakan manajemen adalah tidak sistematis.
Tindakan yang tidak sitematis biasanya tidak diatur oleh sistem dan para
manajer dan bawahannya bersifat tidak sistematis.Interaksi ini biasanya tidak
diatur oleh sistem sehingga keberahasilannya ditentukan oleh keahlian manajer
dalam menghadapi manusia. Jika semua tindakan diatur melalui sistem,hal ini
tidak mungkin dan tidak praktis,berarti tidak diperlukan peran para manajer
keadaan ini seperti pabrik yang terotomasi, para manajer hanya diperlukan jika
terjadi kemacetan.
Buku sistem
pengendalian manajemen ini memusatkan pada aspek-aspek sistematis dari fungsi
pengendalian manajemen, dengan kata lain memusatkan pada sistem formal untuk memperoses
pengendalian manajemen. Namun,sistem formal tersebut harus dirancang dengan memperhitungkan
proses informal yang ada dalam organisasi.
2.
Pengendalian
Dalam arti luas,
pengendalian adalah proses untuk mengarahkan seperangkat variabel (misalnya
mesin-mesin, manusia, peralatan) kearah tercapaianya sasaran atau tujuan. Dalam
organisasi, pengendalian adalah proses mengarahkan kegiatan yang menggunakan
berbagai sumber ekonomis agar sesuai dengan rencana sehingga tujuan organisasi
dapat tercapai. Dalam pengendalian organisasi, manusia merupakan variabel
penting yang harus diberi pedoman, diarahkan dan dimotivasi untuk mencapai
tujuan.Dalam mengendalikan suatu organisasi digunakan sistem pengendalian.Sistem pengendalian adalah sistem yang
bertujuan untuk mempertahankan atau memelihara kondisi yang diinginkan untuk
mencapai tujuan yang diinginkan.Sistem pengendalian tidak hanya digunakan dalam
organisasi, namun juga digunakan untuk pengendalian bukan organisasi. Komponen
sistem pengendalian dapt digolongkan sebagai berikut:
a. Detektor
atau sensor atau observator adalah alat pengukur yang mendeteksi mengenai apa yang
sesungguhnya terjadi pada parameter yang dikendalikan.
b. Selektor
atau evaluator atau assessor adalah alat untuk menilai apa yang sesungguhnya terjadi dan
membandingkannya dengan standar-standar atau apa yang diharapkan atau yang
seharusnya terjadi.
c. Efektor
atau director atau modifier adalah alat untuk mengubah perilaku jika diperlukan agar
pelaksanaan atau proses sesuai dengan yang diharapkan.
d. Jaringan
Komunikasi (communication network)adalah alat untuk menyebarluaskan informasi dari satu alat
ke alat lainnya. Penyampaian informasi dari detector ke alat kendali dinamakan
umpan balik.
Komponen sistem pengendalian menggunakan mekanisme umpan
balik atau (feedback).Umpan balik(feedback) adalah penyebarluasan informasi
dari detector, melalui selector, ke efektor. Jika keempat komponen diatas
digabungkan, maka secara bersama-sama membentuk suatu sistem pengendalian.
Sebagai suatu sistem, masing-masing komponen pengendalian tersebut saling
berkaitan, mempengaruhi, dan dipengaruhi satu sama lain.Komponen sistem pengendalian
tersebut diatas dapat berlaku bagi berbagai bentuk dan tujuan pengendalian
seperti misalnya, sistem perilaku manusia dan sistem pengendalian organisasi.
Namun, dalam sistem pengendalian organisasi dapat dipengaruhi oleh lingkungan
luar misalnya: teknologi, persaingan, social, politik, ekonomi dan sebagainya.
Pengendalian dalam organisasi
mempunyai elemen-elemen yang sama dengan yang ada dalam sistem pengendalian
yang telah diuraikan diatas yaitu: (a) detector; (b) asesor; (c) efektor; dan (d)
sistem komunikasi. Detektor melaporkan apa yang sesungguhnya terjadi dalam
organisasi. Assessor membandingkan informasi mengenai yang sesungguhnya menjadi
dalam organisasi dengan yang diharapkan yang merupakan implementasi
strategi.Efektor melaksanakan tindakan koreksi jika ada penyimpangan signifikan
antara hasil sesungguhnya dengan yang diharapkan. Sistem komunikasi memberikan
informasi kepada para anggota organisasi mengenai apa yang seharusnya
dikerjakannya. Namun, terdapat beberapa perbedaan penting antara proses
pengendalian manajemen dengan proses yang dianalogikan yaitu:
a. Standar yang digunakan dalam
pengendalian manajemen tidak distel terlebih dahulu.Dalam proses manajemen
memutuskan apa yang harus dikerjakan oleh organisasi dan bagian proses dari
pengendalian adalah pembandingan antara pencapaian sesungguhnya dengan
rencananya. jadi, proses pengendalian dalam organisasi melibatkan perencanaan.
Perencaan dan pengendalian dapat dipandang sebagai dua aktivitas yang terpisah,
namun pengendalian manajemen melibatkan perencanaan dan pengendalian.
b. Pengendalian manajemen tidak
bersifat otomatis. Sebagian detekor (yaitu alat untuk mendeteksi apa yang
sesungguhnya terjadi dalam organisasi) bersifat mekanis, namun seringkali
informasi penting dideteksi melalui mata, telinga dan indera lain yang dimiliki
oleh manajer. Meskipun secara rutin dibandingkan antara apa yang sesungguhnya
terjadi dengan standarnya para manajer itu sendiri harus mempertimbangkan
apakah perbedaan sesungguhnya terjadi dengan standardnya, para manajer itu
sendiri harus mempertimbangkan apakah perbedaan antara sesungguhnya dengan
standard cukup signifikan untuk mengambil tindakan koreksi dan menentukan apa
tindakan koreksinya. Tindakan-tindakan dalam organisasi menyangkut perilaku
manusia para manajer harus berinteraksi dengan orang-orang lainnya.
c. Pengendalian manajemen
memerlukan koordinasi diantara individu-individu.Tidak seperti mengendarai kendaraan
bermotor, pengendalian manajemen membutuhkan koordinasi diantara
individu-individu.Organisasi terdiri dari beberapa bagian yang terpisah,
pengendalian manajemen harus menjamin pekerjaan berbagai bagian tersebut
selaras dengan lainnya.
d. Hubungan antara kebutuhan
untuk bertindak dan perilaku yang diperlukan untuk melaksanakan tindakan yang
diharapkan tidak dapat dijelaskan dengan jelas. Dalam fungsi asesor, seorang
manajer mungkin menyimpulkan bahwa, “biaya terlalu tinggi” dibandingkan dengan
standarnya, namun tidak mudah atau tidak secara otomatis para individu yang
terlibat mau melaksanakan tindakan yang menjamin biaya tersebut diturunkan
sesuai standarnya.
e. Pengendalian dalam organisai
tidak terjadi dengan sendirinya. Pengendalian dalam organisai tidak datang dengan
sendirinya sebagai konsekuensi tindakan yang dilakukan oleh masing-masing
individu. Banyak orang yang bertindak dengan caranya sendiri, tidak disebabkan
karena intruksi-intruksi tertentu yang diberikan oleh atasannya.Maka bertindak
karena pertimbangannya mengatakan bahwa tindakan tersebut tepat.
f.
Pengendalian
manajemen juga lebih rumit dibandingkan dengan alat-alat pengendalian yang
telah dianalogikan tersebut di atas. Hal ini disebabkan: (1) organisasi terdiri
atas beberapa unit organisasi (misalnya divisi, departemen, seksi, atau
kelompok-kelompok tertentu) yang mempunyai tujuan untuk organisasi secara
menyeluruh maupun tujuan unit-unit organisasi; (2) ukuran yang digunakan untuk
menilai prestasi organisasi meskipun ditentukan oleh manajemen organisasi namun
dipengaruhi pula oleh lingkungan eksternalnya; (3) pengendalian dalam
organisasi mencakup pengendalian formal dan informal.
3.
Manajemen
Oganisasi berisi kelompok manusia yang bekerja bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu.Organisasi mempunyai arah (goal).Goal organisasi
dalah keinginan para partisipan untuk mencapai hasil tertentu.Dalam organisasi
bisnis, salah satu arah organisasi adalah untuk mencapai laba yang memuaskan.
Untuk mencapai arah tersebut suatu organisasi mempunyai satu atau beberapa
pemimpin yang disebut manajer atau secara kolektif mereka disebut manajemen.
Manajemen adalah para manajer sebagai suatu kesatuan dalam suatu unit
organisasi.
Setiap manajer atasan memimpin satu unit organisasi dan
membawahi beberapa unit organisasi yang masing-masing dipimpin oleh seorang
manajer sebagai bawahan. Para manajer bawahan memberikan laporan pada manajer
atasannya. Proses pengendalian manajemen adalah proses yang digunakan oleh para
manajer untuk menjamin para anggota organisasinya mengimplementasikan
strategi-strategi yang ditentukan.
Pengendalian Manajemen ->
proses dimana manajer mempengaruhi anggotanya untuk melaksanakan strategi.
Kegiatannya:
1.
Merencanakan
apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.
2.
Mengkoordinasikan
aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi.
3.
Mengkomunikasikan informasi.
4.
Mengevaluasi informasi.
5.
Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil.
6.
Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku
mereka.
Karakteristiknya:
1.
Membutuhkan planning
untuk penentuan standar.
2.
Tidak
bersifat otomatis, tetapi sistematis (keputusan yang dibuat berdasarkan pada
prosedur).
3.
Perlu
koordinasi antar anggota organisasi.
4.
Ketidakjelasan hubungan antara tindakan apa yang
ingin dicapai untuk menciptakan kondisi yang diinginkan.
2.5
Definisi Pengendalian
Manajemen
Setelah membahas lingkup dan konsep pokok pengendalian
manajemen, kami akan membahas defInisi sistem pengendalian manajemen. Anthony,
Dearden, dan Bedford mendefinisikan pengendalian manajemen adalah
semua metode, prosedur dan alat-alat, termasuk sistem pengendalian manajemen
yang digunakan oleh manajemen untuk menjamin kesesuaian dengan kebijakan dan
strategi.
Maciariello dan Kirby memberikan definisi pengendalian
manajemen yang lebih luas daripada Anthony dan rekan-rekannya.Hal ini sesuai
dengan pandangan kedua pihak tersebut terhadap lingkungan pengendalian
manajemen. Maciariello dan Kirby memberikan
definisi sistem pengendalian manajemen adalah seperangkat struktur organisasi
yang saling berhubungan yang memungkinkan pengolahan informasi untuk tujuan
membantu para manajer dalam pengkoordinasian bagian-bagian dan pencapaian
tujuan organisasi secara berkesinambungan.
Berdasarkan atas beberapa pendapat mengenai pengendalian
manajemen tersebut diatas, menurut Drs. R.A. Supriyono, SU Akt mendefinisikanpengendalian
manajemenadalah meliputi berbagai metode, prosedur dan cara yang digunakan oleh
manajemen untuk mempengaruhi para anggota organisasi agar melaksanakan strategi
dan kebijakan secara efisien dan efektif dalam rangka pencapaian tujuan
organisasi. Sistem yang digunakan oleh manajemen untuk mengendalikan
organisasinya dinamakan sistem pengendalian manajemen.
Maka, dapat
disimpulkan Pengendalian Manajemen adalah suatu proses dimana manajer senior
(manajemen di setiap tingkatan) memastikan bahwa orang-orang yang diawasinya
mengimplementa-sikan strategi yang dimaksudkan.Sistem Pengendalian Manajemen adalah suatu alat atau cara yang
terstruktur yang digunakan oleh manajer untuk memastikan bahwa orang-orang yang
diawasinya mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.
2.6
Kunci Pengendalian Manajemen
Kunci
pengendalian manajemen, diantaranya:
1. Pengendalian
kuantitas yang bertujan untuk menertibkan arus barang atau jasa.Pengendalian
kuantitas tersebut diperlakukan terhadap berbagai lingkup operasional,
tergantung dari situasinya masing-masing dan mengikuti proses pengendalian
dasar.Tujuan dari
pengendalian kuantitas adalah untuk menyediakan item-item barang secukupnya
dengan biaya yang memadai dan selalu tersedia untuk memenuhi permintaan. Berusaha
untuk menghindari: (a) penjualan yang tidak berimbang dengan hanya menjual
barang-barang yang mudah dijual saja; (b) penjualan barang-barang dari
daerah-daerah yang kurang potensinya atau yang diatas kuota penjualannya; (c)
langkanya fasilitas penjualan barang-barang di daerah, termasuk personil
penjualan, iklan dan usaha-usaha promosi penjualan.
2. Pengawasan kualitas, dengan
meningkatnya perhatian terhadap produk yang peka presisinya, produk-produk
massal dan produk-produk bebas cacat, perlu diadakan pengawasan terhadap
kualitasnya.Untuk menghindari kesimpangsiuran dalam menafsirkan arti kata
pengawas kualitas, perlu dikemukakan bahwa pengertian yang sebenarnya adalah
mengusahakan supaya kualitasnya memuaskan sesuai dengan tujuan barangnya. Lebih
tepat ialah supaya harga barang konsisten dengan kualitasnya dan hasilnya
memuaskan dan dapat dipercaya.Untuk maksud tersebut juga dapat dilakukan
melalui pengawasan dalam bentuk inspeksi atau dengan statistik.
3. Waktu yang digunakan untuk
suatu proses.Setiap manajer menghadapi tantangan untuk menggunakan kerja secara
efektif dan efisien.Ia harus dapat menekan waktu untuk membaca, menghadiri
rapat-rapat dan mencapai keputusan. Waktu tersebut terbatas sekali.Para manajer
sering mengeluh bahwa waktu yang terbuang untuk menelepon dan menghadiri rapat
dapat dihindari apabila dapat diatur secara baik.Ada anggota-anggota manajemen
yang mendapat tekanan dalam menggunakan waktu kerja karena ada yang
menggunakannya untuk menangani masalah-masalah yang lebih mendetail. Untuk
menggunakan waktu secara lebih baik ada tiga pendekatan yang akan dibahas
selanjutnya adalah: (a) memakai jasa seorang pembantu atau sekretaris untuk
mencegah manajer membuang waktu; (b) menganut metoda kerja bahwa manajer hanya
mengambil keputusan-keputusan saja; (c) mengumpulkan data waktu yang digunakan
untuk menangani kegiatan-kegiatan yang penting saja, mengadakan evaluasi dan
menyempurnakan metoda tersebut.
4. Pengendalian biayamerupakan
salah satu kunci yang paling umum digunakan.Biaya merupakan faktor produksi
yang paling penting dari setiap kegiatan.Ada beberapa jenis biaya, klasifikasi
umum adalah sebagai berikut: (a) biaya pekerjaan langsung; (b) biaya bahan baku
langsung; (c) biaya “overhead” pabrik; (d) biaya penjualan; dan (e) biaya
administrasi.Ada pendekatan yang perlu diperhatikan:
a.
Program tanpa kesalahan. Menekankan pada elemen
manusia dan hasrat pribadinya untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan sebaik
mungkin. Program tersebut sebenarnya dapat dilihat sebagai teknik pengawasan
mutu, akan tetapi ditempatkan di sini karena harus menghilangkan
kesalahan-kesalahan agar biayanya tetap relevan dengan rencana produksinya. Bertujuan
untuk mengembangkan kesadaran pekerja terhadap biaya dan mendorong mereka
supaya mencapai prestasi kerja yang baik.
b.
Analisa nilaibertujuan untuk
menyempurnakan hubungan antara nilai produk dan biayanya. Nilai tersebut
diuraiakan sebagai nilai guna dan nilai harganya. Dari kedua pengertian
tersebut dapat diidentifikasikan biaya-biaya yang tidak perlu. Kemudian ada
material-material pengganti dan metoda-metoda kerja yang dapat digunakan untuk
menampung kelebihan biaya tersebut.
c.
Sistem perencanaan,
penyusunan program dan anggaran dan penyusunan anggaran terbatas, digunakan oleh
instansi-instansi pemerintah dan perusahaan swasta besar, karena baik sekali
untuk penelitian dan rasioanalisasi pengeluaran-pengeluaran. Tujuannya adalah
supaya biaya-biaya mencapai efektivitas yang tinggi atau mencapai manfaaat yang
memuaskan. Kedua hasil tersebut umumnya dinyatakan dalam bentuk kuantitas.
2.7
Pengawasan dan Pengendalian secara Menyeluruh
Jenis pengawasan dan pengendalian ini dilakukan terhadap
seluruh kegiatan atau sebagian besar kegiatan perusahaan yang diperlakukan
sebagai unit dasar.Pengawasan tidak hanya dilakukan terhadap suatu kegiatan
atau fungsi tertentu. Tujuannya ialah supaya dewan manajemen mendapatkan
gambaran tentang suatu keseimbangan kerja di antara unit-unit secara terpadu.
Pengendalian dapat menjadi alat untuk mengukur keseluruhan usaha para
top-manajer; mengendalikan seluruh perencanaan; dan mengendalikan unit-unit
yang semi-otonom karena terjadi desentralisasi melebar.Pengendalian umumya
dilakukan oleh terhadap kegiatan-kegiatan keuangan.Uang merupakan denominator
atau bahasa dari setiap kegiatan dan menjadi kekuatan pengikat dari
kegiatan-kegiatan perusahaan.Pengawasan keuangan dapat membantu manajer untuk
mencapai sasaran-sasaran kerjanya.Pengawasan hanya dapat dilakukan secara
efektif bila didukung oleh perencanaan dan kebijaksanaan.Dianjurkan untuk
memonitor dengan seksama setiap kegiatan yang menangani uang dan material.
Dengan mengadakan pengawasan tersebut dapat diketahui tempat-tempat yang
menimbulkan penyimpangan-penyimpangan dan akan membangkitkan kesadaran para
pegawai yang menangani uang dan bahan tentang tujuan dari pengawasan tersebut.
Usahakan supaya pengawasan dilakukan tanpa memandang bulu dan diperlakukan
terhadap semua kegiatan; berarti bahwa harus ada perangkat dan pelaksanaan yang
memadai untuk melaksanakan pengawasan tersebut. Apabila perangkat tersebut
tidak memadai akan timbul kekacauan- kekacauan.
Ada berbagai alat
atau media untuk melaksanakan pengawasan dan pengendalian.Sebagian besar
menekankan perbandingan antara pelaksanaan dan perkiraaan awalnya. Perkiraan
dibuat berdasarkan kegiatan-kegiatan yang lalu sehingga dapat dibuat pola
perkiraan untuk waktu yang akan datang. Di dalam sistem pengawasan jarang
sekali dimasukkan tindakan-tindakan yang bersifat korektif. Yang umum digunakan
adalah perhitungan pendapatan; laporan-laporan pengawasan; ringkasan anggaran;
rasio-rasio; pengembalian investasi; analisa modal pokok; pemeriksaan dan;
daerah-daerah kunci.
Perhitungan
pendapatan atau hasil investasi menunjukkan komponen-komponen dari pendapatan
bersih atau kerugian bersih dalam suatu periode tertentu.Perhitungan tersebut
sangat berguna untuk mengidentifikasikan unsur-unsur pendapatan dan belanja
yang turut menghasilkan laba atau mengakibatkan kerugian usaha.Data-data dari
tahun sebelumnya juga disertakan dalam perhitungan tersebut, sehingga
meningkatkan nilai guna dari perhitungan-perhitungan tersebut.Suatu perhitungan
pendapatan dapat dijadikan dasar untuk mencapai sasaran yang sedang dituju.
Semakin lengkap unit
organisasinya, semakin cermat isi perhitungan tersebut. Biasanya, perhitungan
pendapatan berlaku untuk seluruh perusahaan; akan tetapi dapat juga dibuat
untuk suatu produk atau divisi yang
menangani produksi dan penjualan. Perhitungan-perhitungan seperti itu telah
digunakan untuk menghitung pendapatan dari bagian-bagian usaha akan tetapi ada
kesulitan untuk mengalokasikan biayanya.
Laporan-laporan
pemeriksaan berisikan data-data khusus yang dapat digunakan untuk melakukan
pengawasan. Data tersebut berasal dari satu bagian, atau dari beberapa bagian atau dari seluruh bagian dari suatu
organisasi dan memberikan informasi tentang berbagai kegiatan. Item-item yang perlu
dengan laporan-laporan tertulis yang memuat data lebih mendetail. Beberapa
manajer menganggap neraca sebagai laporan yang efektif untuk melaksanakan
pengawasan total.
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Pengendalian manajemen memusatkan pada
fungsi-fungsi organisasi, organisasi adalah sekumpulan manusia yang bekerja
sama untuk mencapai satu atau beberapa tujuan.
Pengendalian Manajemen adalah suatu proses dimana manajer senior
(manajemen di setiap tingkatan) memastikan bahwa orang-orang yang diawasinya
mengimplementa-sikan strategi yang dimaksudkan.Sistem Pengendalian Manajemen adalah suatu alat atau cara yang
terstruktur yang digunakan oleh manajer untuk memastikan bahaw orang-orang yang
diawasinya mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.Pengendalian
dapat menjadi alat untuk mengukur keseluruhan usaha para top-manajer;
mengendalikan seluruh perencanaan; dan mengendalikan unit-unit yang semi-otonom
karena terjadi desentralisasi melebar. Pengendalian umumya dilakukan terhadap
kegiatan-kegiatan keuangan. Adapun kunci sukses manajer dalam melakukan
pengendalian adalah pengendalian kuantitas, pengawasan kualitas, waktu, dan
pengendalian biaya.
3.2
Saran
Makalah
ini membahas tentang “pengendalian” dalam sebuah organisasi. Begitu banyak
manfaat yang bisa kita ambil ketika kita membaca dan menghayati setiap kata
demi kata yang dapat memperbaharui ataupun menambah wawasan kita mengenai
“pengendalian” suatu manajemen yang dapat kita gunakan untuk perkuliahan kita di
mata kuliah manajemen.
DAFTAR PUSTAKA
wikipedia.com
materinya sangat membantu .terimakasiah :)
BalasHapusTerima kasih materinya.
BalasHapusdaftae pustakanya mana gan?
BalasHapusdaftae pustakanya mana gan?
BalasHapusdaftae pustakanya mana gan?
BalasHapus