MATERI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Ada beberapa hal yang berkaitan
dalam materi perkuliahaan SISTEM INFORMASI MANAJEMEN.Hal tersebut saling
berhubungan dan saling berkaitan dalam kelangsungan sebuah perusahaan. Didalam
tugas materi perkuliahan SISTEM INFORMASI MANAJEMEN saya akan menjelaskan
mengenai :
I.
Pengertian
SIM
II.
Pengertian
Teknologi
III.
Pengertian
Manajemen dan Manajer
IV.
Pengertian
Organisasi
V.
Fungsi-fungsi
organisasi
I.
Pengertian SIM
Informasi di dalam sebuah perusahaan
sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya. Akibat bila kurang
mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami
ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil
keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan
mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Disamping itu, sistem informasi yang
dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.Masalah utamanya adalah
bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat
(sistem terlalu banyak data).Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan
informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.Memahami
konsep dasar informasi adalah sangat penting dalam mendesain sebuah sistem
informasi yang efektif.
Sebuah perusahaan dalam kegiatan
operasionalnya dari mulai input, mengolah data sampai akhirnya menghasilakan
output tidaklah mudah dengan begitu saja tetapi
memerlukan bantuan baik berupa alat ataupun system. Bantuan berupa alat
misalnya komputer yang bermanfaat untuk membantu tugas-tugas pengolahan data
agar hasilnya lebih efektif dan efisien, tetapi sebuah system informasi
memerlukan penangan yang lebih spesifik maka peranan Sistem Informasi Manajemen
sangat membantu perusahaan dalam mengolah informasi dengan menerapkan kemampuan
komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan
keputusan.
Apa itu Sistem informasi manajeman?
Ada beberapa pendapat dari para
pakar mengenai Definisi sistem informasi manajemen, diantaranya adalah :
Γ Menurut Barry E.Cushing, SIM adalah :
‘Suatu sistem informasi manajemen adalah
Kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang
bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang
berguna untuk semua tingkatan manajemendidalamkegiatan perencanaan dan
pengendalian’. (Jogiyanto,2005,14).
Γ Menurut Frederick H.Wu SIM adalah :
‘Sistem Informasi Manajemen adalah
kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung
manajemen’.(Jogiyanto,2005,14).
Γ Menurut Gordon B.Davis dalam buku ‘Kerangka dasar SIM’, SIM adalah :
‘ Sistem Informasi Manajemen adalah
Suatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan
transaksi dan pemberian informasi bagi kepentingan keorganisasian’. (Gordon B.Davis,1985;23).
Γ Masih menurut Gordon.B Davis, dalam buku ‘Analisis dan Desain informasi’
SIM’, adalah
‘Sistem Informasi Manajemen merupakan
suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi
yang mempengaruhi semua operasi organisas’i.Jogiyanto,2005,15).
Γ Menurut George M.Scott, dalam buku ‘Prinsip-prinsip SIM’ adalah :
‘Sistem Informasi Manajemen
adalah serangkaian Sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi
dan secara rasional terpadu yang mampu yang mampu mentransformasi data sehingga
menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang
sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar criteria mutu yang
telah ditetapkan’.
- "Jadi dari beberapa definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa Sistem
Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang
menyajikan informasi guna mendukung
fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi."
II.
Pengertian Teknologi
Istilah
teknologi sudah tidak asing lagi di telinga kita, kebanyak orang
mendeskripsikan teknologi kaitannya dengan komputer padahal belum tentu hanya
pada komputer saja mungkin karena semakin berkembangnya teknologi di tandai
dengan adanya komputer yang makin kesini makin cangggih.Padahal persepsi itu
salah definisi teknologi sangat luas tidak terbatas pada computer saja.Perkembangan
teknologi sangat dirasakan oleh manusia khususnya para pelaku bisnis. Para
pelaku bisnis harus mengikuti perkembangan teknologi tersebut agar tidak
dikatakan ketinggalan zaman dan produk yang mereka hasilkan selalu update dan
dapat setara bahkan lebih dari para pesaing bisnis guna membantu dalam
kelangsungan perusahaan. Inovasi terus
menerus dilakukan oleh para pelaku bisnis oleh sebab itu teknologi
sangatmembantu dalam menyampaikan informasi kepada khalayak banyak baik untuk
konsumen, manajer, pengambil keputusan dan para pesaing atupun bagi para
pengguna informasi tersebut.
Agar
kita tidak salah mengartikan maka kita harus mengetahui apa itu teknologi?
Pengertian
Teknologi menurut beberapa ahli sebagai berikut :
Γ Pengetian Teknologi menurut
Djoyohadikusumo (1994, 222) berkaitan erat dengan sains (science) dan
perekayasaan (engineering).
Γ Sardar (1987, 161) Pengertian
teknologi adalah sarana yang pada akhirnya mencetak suatu peradaban, dia
merupakan ungkapan fisik dari pandangan dunianya
Γ Berikut adalah pengertian atau makna
Teknologi, menurut Capra (2004, 106) seperti makna ‘sains’, telah mengalami
perubahan sepanjang sejarah.
Γ Tidak ketinggalan seorang Ahli
sosiologi yang bernama Manuel Castells seperti dikutip Capra (2004, 107)
mendefinisikan atau memberi pengertian teknologi sebagai ‘kumpulan alat, aturan
dan prosedur yang merupakan penerapan pengetahuan ilmiah terhadap suatu
pekerjaan tertentu dalam cara yang memungkinkan pengulangan.
Γ Ini pengertian yang tidak kalah dengan
yang lain. Definisi atau Pengertian Teknologi Menurut Poerbahawadja Harahap,
yaitu ada dua sebagai berikut :
- Ilmu yang menyelidiki cara- cara
kerja di dalam teknik
- Ilmu pengetahuan yang digunakan
dalam pabrik- pabrik dan industri-
industry.
"Dari pengertian para pakar tersebut
maka kita bisa simpulkan bahwa Teknologi adalah teknik atau cara dalam proses
yang meningkatkan nilai tambah, proses tersebut menggunakan atau menghasilkan
suatu produk , produk yang dihasilkan tidak terpisah dari produk lain yang
telah ada, dan karena itu menjadi bagian integral dari suatu sistem."
III.
Pengertian Manajer dan
Manajemen
- PENGERTIAN MANAJEMEN
Sebelum kita membahas tentang pengertian
manajamen harus mengetahui tentang fungsi dari manajemen dan mengapa manajemen sangat dibutuhkan. Ada tiga alasan
kenapa manajemen dibutuhkan, yaitu
:
- Untuk
mencapai tujuan, baik tujuan organisasi ataupun individu.
- Untuk
menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan
yang saling bertentangan, dengan pihak yang berkepentingan dalam
organisasi.
- Untuk
mencapai efisiensi dan efektifitas, suatu kerja yang dapat di ukur dengan
banyak cara yang berbeda.
- Efisiensi : kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan
baik dan benar.
- Efektifitas : kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah di
tetapkan.
Pada umumnya manajemen
dibagimenjadi beberapa fungsi yaitu :
1.
Perencanaan (Planning & Decision
making) : dapat dIartikan sebagai suatu proses untuk menentukan tujuan
serta sasaran yang ingin dicapai, seperti menentukan tingkat penjualan,
kebutuhan tenaga, modal yang dibutuhkan
2. Pengorganisasian(Organizing):1.Membagi komponen
kegiatan, 2. Membagi tugas kepada manajer
dan bawahan, 3. menetapkan wewenang
3. Pengendalian( Controling) : pengendalian dapat di ketahui apakah kegitan sesuai dengan
rencana, empat kegiatan pengendalian . 1. Menentukan standar prestasi, 2.
mengukur prestasi 3. membandingkan prestasi. 4. melakukan perbaikan
4.
Pengarahan ( Leading ): Proses untuk
menumbuhkan semangat (motivation) pada karyawan
untuk mencapai tujuan , yang efektif dan efisien
Setelah kita mengetahui fungsi dan mengapa manajemen itu
penting maka kita lihat menurut beberapa ahli mengenai definisi manajemen.
Berikut beberapa pendapat ahli mengenai manajemen sebagai berikut :
- Menurut
T. Hani Handoko mendefinisikan : "Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan
sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang
telah di tetapkan. (1997:8)."
- Menurut
George R. Terry mendefinisikan : "Manajemen adalah merupakan proses yang terdiri dari
tindakan-tindakan, perencanaan, pengorganisasian, menggerakan dan pengawasan,
yang di lakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah di tetapkan
melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber yang lain. (1986:4)"
- Menurut
M. Manullang mendefinisikan :"Manajemen adalah seni ilmu pengetahuan, pengorganisasian,
penyusunan, pengolahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang
telah di tetapkan (2002:5)."
- Menurut
Nanang Fattah mendefiniskan :"Manajemen adalah sebagai proses merencana, mengorganisasi,
memimpin dan mengendalikan upaya organisasi dengan segala aspeknya agar tujuan
organisasi tercapai secara efektif dan efisien. (2000:1)."
- Menurut
Ngalin Purwanto mendefinisikan : "Manajemen merupakan proses kegiatan yang mempunyai tujuan
tertentu dan pelaksanaannya perlu adanya pengawasan dan pengarahan yang baik.
(1993:6)."
Dari definisi diatas dapatdisimpulkan bahwa Manajemen adalah proses yang
berupa tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, menggerakan dan
pengawasan serta pemanfaatan sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu. konsep manajemen
yang terkandung di dalamnya yaitu :
1)
Manajemen sebagai
proses kegiatan (yang dimulai dari
kegiatan merencanakan, melaksanakan serta mengkoordinasikan apa yang
direncanakan sampai dengan kegiatan mengawasi atau mengendalikannya agar sesuai dengan apa yang
telah direncanakan)
2)
Manajemen sebagai
suatu ilmu
a.
Prinsip
dan konsep manajemen dapat dipelajari.
b.
Decision making
dapat didekati dengan kaidah-kaidahilmiah
c.
Obyek dan sasaran
manajemen untuk mencapai tujuan sebagian adalah elemen-elemen yg bersifat
materi
d.
Dalam penerapannya
manajemen memerlukanpendekatan dari bidang ilmu yang lainnya, seperti ,
ekonomi, statistik,akuntansi, dll.
B.
PENGERTIAN MANAJER
Secara
umum manajer berarti setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan
dan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya.Seperi halnya manajemen dapat
diketemukan disemua organisasi, manajer juga ada disetiap organisasi.Pengertian
manajer adalah setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan
sumber daya-sumber daya organisasi lainnya,serta bertugas Perencanaan, Pengorganisasian,
Penyusunan Personalia, Pengarahan dan Pengawasan dalam pelaksanaan manajemen.
Seperti
yang telah dibahas pada fungsi manajemen dipoint atas, menurut T. Hani Handoko
(1997:17), manajer memiliki level atau tingkatan dalam sebuah
organisasi, yaitu Top Management (manajer puncak) Middle Management (manajer
menengah) dan Lower Management (manajer lini).
1. Manajer
lini (lower management)
Tingkatan
paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga
operasional.
Dalam
perusahaan manajer ini biasa disebut :
Kepala
atau Pimpinan (leader), mandor (foreman), dan penyelia (supervisors).
2. Manajer
menengah (middle management)
Manajer
menengah ini membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lini
lainnya dan kadang-kadang juga membawahi karyawan operasional. Dalam perusahaan
manajer ini biasa disebut :
Manajer
Departemen atau Kepala Pengawas (Superintendent).
3. Manajer
puncak (top management)
Manajer
puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi.
Dalam
perusahaan manajer ini biasa disebut :
Direktur,
Presiden, Kepala Divisi, dan lain sebagainya.
Jika
kita bedakan kembali manajer menurut untuk mana mereka bertanggung jawab,
menurut T. Hani Handoko (1997:17), yaitu manajer umum dan manajer fungsional.
·
Manajer umum mempunyai tugas mengatur,
mengawasi dan bertanggung jawab atas satuan kerja keseluruhan atau divisi
operasi yang mencakup semua atau beberapa kegiatan-kegiatan fungsional satuan
kerja (T. Hani Handoko (1997:20)).
·
Sedangkan manajer fungsional mempunyai
tanggungjawab hanya atas satu kegiatan organisasi, seperti produksi, pemasaran,
keuangan, kepegawaian (personalia) atau akuntansi. (T. Hani Handoko (1997:29)).
IV.
Pengertian Organisasi
Berikut adalah beberapa
pengertian organisasi menurut beberapa ahli sebagai berikut :
- Menurut Max Weber adalah
Suatu kerangka hubungan yang berstruktur yang di dalamnya berisi wewenang,
tanggung jawab dan pembagian kerja untuk menjalankan sesuatufungsitertentu.
- Menurut
Chester Barnard, Pengertian Organisasi ialah suatu
sistem dari aktiva-aktiva orang yang teroordinasikan secara sadar atau
kekuatan-kekuatan yang terdiri dari dua orang atau lebih.
- Victor A. Thompson Mengemukakan, Pengertian Organisasi merupakan suatu
integrasi dari sejumlah spesialis-spesialis yang bekerja sama sangat rasional
dan impersonal untuk mencapai beberapa tujuan spesifik yang telah diumumkan
sebelumnya.
- Pengertian
Organisasi Menurut Chester
Barnard adalah kumpulan orang-orang untuk melaksanakan suatu kegiatan
yang memerlukan adanya komunikasi, yaitu suatu hasrat dari sebagian
anggotanya untuk mengambil bagian dalam pencapaian tujuan bersama dengan
anggota-anggota lainnya. Dalam Hal ini Barnard menekankan pada peranan
seseorang dalam organisasi, diantaranya ada sebagian dari anggota yang harus
diberi informasi atau dimotivasi dan sebagian lainnya yang harus membuat
keputusan.
- Menurut Richard Scott, Pengertian Organisasi ialah suatu kolektivitas yang sengaja
dibentuk untuk mencapai suatu tujuan khusus tertentu yang sedikit banyak
didasarkan pada asas kelangsungan.
Dari Pengertian Organisasi yang dipaparkan di atas,dapatdisimpulkan bahwa Pengertian
Organisasiadalah kolektivitas orang-orang yang bekerja sama secara
sadar dan sengaja untuk mencapai tujuan tertentu. Kolektivitas tersebut
berbatas, berstruktur dan beridentitas yang dapat dibedakan dengan
kolektivitas-kolektivitas lainnya.Organisasi juga dapat
diartikan sebagai suatu pengaturan orang-orang secara sengaja untuk mencapai
suatu tujuan tertentu seperti contoh :Rumah sakit, Perguruan tinggi, Bank dan
Negaraatau daerah tempat masyarakat tinggalmerupakan bentuk-bentuk organisasi.
Dari definisi dan contoh organisasi di atas,
dapatlah suatu kesimpulan bahwa organisasi umumnya memiliki empat karakteristik
utama seperti di bawah ini :
·
Tujuan,: masing-masing organisasi mempunyai
tujuan-tujuan tertentu. Cerminan dari tujuan suatu organisasi , biasanya tergambar
pada sasaran-sasaran baik jangka panjang maupun jangka pendek, sasaran umum
tujuan organisasi mencakup tiga bidang utama, 1. mencapai tingkat keuntungan
(Profitability) 2. Mengejar pertumbuhan (Growth) dan 3. Bertahan hidup
(survive).
·
Kumpulan orang : Organisasi adalah kelompok dua
orang atau lebih yang ingin mencapaian tujuannya.
·
Struktur : mencerminkan rantai komando dan perintah,
kepada siapa melapor dan kepada siapa tugas itu diberikan.
·
Sistem dan Prosedur : Sistem dan
prosedure dalam organisasi tercermin dari ketetapan tentang cara kerja, sistem
sistem rekrut, dan bentuk pelaporan (birokrasi)
V.
Fungsi-fungsi Organisasi
Ada beberapa point yang
harus diperhatiakan sebelum kita langsung beranjak menuju fungsi-fungsi yang
ada dalam organisasi, yaitu :
- Organisasi mengubah kehidupan masyarakat : Organisasi kesehatan, organisasi pendidikan ,
organisasi kemiliteran dan kepolisian, (kehidupan menjadi
aman dan tentram.)
- Organisasi sebagai penuntun pencapaian tujuan,
Dengan berorganisasi pencapain tujuan akan lebih efektif
- Organisasi menawarkan karier, Organisasi merupakan kumpulan orang-orang
yang memiliki pengetahuan, keterampilan dan tujuan oleh sebab itu, orang yang ingin selalu mengembangkan karier dan
pengetahuan akan dapat diperoleh dengan
berorganisasi, organisasi akan selalu menawarkan karier yang lebih bila
sesorang ingin meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.
- Organisasi sebagai cagar ilmu : Dengan berorganisasi ilmu pengetahuan akan dapat
ditingkatkan . Sejarah-sejarah masa lalu
dapat didokumentasikan
dengan baik. Penelitian dan pengembangan dapat terus dilaksanakan .
Dengan demikian, pekerjaan yang tidak sanggup dilakukan sendiri dapat
diselesaikan secara bersama organisasi.
Dalam mencapai maksud
dan tujuan organisasi, ada 4 fungsi organisasi yang sangat perlu diperhatikan
berkaitan dengan manajemen organisasi, yakni:
1.
Planning (perencanaan)
Hal yang berkaitan dengan perencanaan dalam organisasi
diantaranya dalah rencana-rencana yang coba disusun oleh pengelola organisasi,
seperti rencana kerja atau kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis
pelaksanaannya bias melalui rapat-rapat, seperti:
·
Rapat Kerja (pengurus
organisasi) yang membicarakan rencana-rencana kerja pengurus serta kegiatan
anggota yang akan dilakukan dengan satu atau lebih target yang akan dicapai.
·
Rapat Anggaran, untuk
menentukan berapa jumlah anggaran yang diperlukan untuk mendukung kerja
organisasi atau untuk suatu event / kegiatan (wujudnya daftar RKA) atau
proposal kegiatan.
2.
Organizing (pengaturan)
Dalam hal pengaturan, unsur yang perlu diperhatikan &
diwujudkan adalah :
·
Struktur Organisasi
yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan (relationship) antara
organisasi/bagian/seksi yang satu dengan yang lain.
·
Job Description yang
jelas yang mampu menjelaskan tugas masing-masing bagian.
·
Bentuk Koordinasi
antar bagian dalam organisasi (misal. Rapat Koordinasi antar bagian, Rapat
Pimpinan antar Organisasi, dll)
·
Penataan dan
Pendataan Arsip & Inventaris Organisasi
Harus diatur dan ditata dengan baik administrasi
organisasi, seperti surat masuk, surat keluar, laporanlaporan, proposal keluar,
data anggota, AD/ART, GBHK, presensi, hasil rapat, inventarisasi yang dimiliki,
perangkat yang dipinjam dll.
3.
Accounting (pelaporan)
Pelaporan merupakan unsur wajib yang harus dilakukan untuk
menunjukkan sikap & rasa tanggung jawab dari pengurus kepada anggotanya
ataupun kepada struktur yang berada diatasnya. Wujud kongkritnya adalah :
·
Progress Report
(Laporan Pengembangan Kegiatan)atau
·
Laporan Pertanggung
Jawaban (LPJ) Kegiatan
4. Controling
(pengawasan)
Tugas organisasi ataupun pimpinan organisasi
yang tidak boleh terlewatkan adalah melakukan pengawasan terhadap aktifitas
organisasi ataupun realisasi kegiatan dan penggunaan anggaran
Sumber – sumber :
* Dari internet (sherching) :
*
Referensi
- Miftah Thoha, 2005. Dimensi-Dimensi
Prima ILMU ADMINISTRASI NEGARA. Yang Menerbitkan PT Raja Grafindo Persada:
Jakarta.
- Febrian J. 2004. Kamus Pengetahuan
Komputer dan Teknologi Informasi. Bandung: Informatika.
- McLeod R. Management
Information Systems: A Study of Computer-Based Information System.
- McLeod R & Schell GP. 2008.
Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10, Terjemahan. Jakarta: Salemba Empat.
- Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen.
BPFE – Yogyakarta
- Stoner, James A.F. 1996. Manajemen
(Terjemahan). Penerbit Erlangga – Jakarta
- Griffin. 2003. Pengantar
Manajemen. Penerbit Erlangga – Jakarta